Uppdaterad 25.5.2018
§1 Föreningens namn och hemort
1.1 Föreningens namn är Ex Tempore vid Åbo Akademi r.f. och dess hemort är Åbo. Föreningen verkar som specialförening inom Åbo Akademis Studentkår.
§2 Föreningens syfte
2.1 Föreningens syfte är att befrämja och upprätthålla gemenskapen samt trivseln mellan studeranden inom farmaceutiska ämnen vid Åbo Akademi. Föreningen ska även samarbeta med de naturvetenskapliga ämnesföreningarna vid Åbo Akademi samt med övriga vänföreningar.
2.2 För att förverkliga sitt syfte ordnar föreningen exkursioner, diskussioner, infokvällar samt andra evenemang som befrämjar föreningens syfte och öppnar dörrar till arbetslivet.
§3 Medlemmar
3.1 Föreningen är en ämnesförening som är öppen för farmacistuderande med aktiv studierätt samt för magisterstuderande med farmaceutisk inriktning. Utöver detta kan övriga personer vid rekommendation av tre medlemmar av föreningen antas som medlem med styrelsens godkännande.
3.2 Utexaminerade farmaceuter, alumner, kan bli evighetsmedlemmar genom att betala en engångsavgift för medlemskapet.
3.3 För att bli medlem i föreningen bör en skriftlig ansökan om detta inlämnas till styrelsen. Beslut om godkännande av medlemmar fattas av styrelsen.
3.4 Medlemmarna är skyldiga att följa föreningens stadgar samt de lagliga beslut som föreningen fattat under sina möten.
§4 Utträde och uteslutande av medlem
4.1 En medlem kan utträda ur föreningen genom en skriftlig anmälan hos föreningens styrelse eller dess ordförande eller genom att vid ett föreningsmöte anmäla om utträde för anteckning i protokollet.
4.2 Styrelsen kan utesluta en medlem ur föreningen om personen inte har betalat sin förfallna medlemsavgift eller om hen annars underlåtit att fullgöra de förpliktelser som hen genom sitt inträde i föreningen har åtagit sig. En medlem kan också uteslutas ifall hen genom sitt beteende inom eller utom föreningen avsevärt har skadat denna eller om hen inte längre uppfyller de villkor för medlemskap som nämns i lagen eller i föreningens stadgar.
4.3 Vid uteslutande av medlem ur föreningen har medlemmen rätt att överklaga beslutet inom 30 dagar efter att beslutet informerats medlemmen. I sådana fall bör frågan avgöras på ett föreningsmöte.
§5 Medlemsavgift
5.1 Medlemsavgiftens storlek bestäms på föreningens höstmöte. Medlemmarna betalar medlemsavgiften antingen årligen eller som en treårs klumpsumma. Magisterstuderande har möjlighet att betala en klumpsumma för två års medlemskap. Alumner betalar en engångssumma för ett bestående medlemskap.
§6 Medlemsregister
6.1 Medlemsregistret består av följande uppgifter angående varje medlem: namn, hemort, e-postadress samt tidpunkten för inledning av studierna eller utexaminering.
6.2 Medlemsregister upprätthålls för att ha översikt över föreningens medlemmar och för att kunna förmedla information till medlemmarna.
6.3 En medlems uppgifter raderas från registret då hens medlemskap föråldrats.
6.4 Registret förvaras på föreningens hemområde på Åbo Akademis server. Föreningens styrelse har tillgång till registret och en styrelsemedlem ansvarar för upprätthållandet av registret.
§7 Styrelsen
7.1 Föreningens styrelse består av ordförande samt minst tre och högst sju medlemmar. Styrelsen är beslutför när minst hälften av dess medlemmar, ordförande eller vice ordförande medräknad, är närvarande. Styrelseordförande ska vara bosatt i Finland.
7.2 Styrelsen utses för ett kalenderår av föreningens höstmöte.
7.3 Avgår en styrelsemedlem under året förrättas fyllnadsval för den återstående verksamhetsperioden vid ett föreningsmöte.
7.4 Föreningens namn tecknas av ordförande och vice ordförande tillsammans eller av någondera av dessa tillsammans med kassör eller sekreterare.
§8 Verksamhetsår och räkenskapsperiod
8.1 Föreningens verksamhetsår och räkenskapsperiod är ett kalenderår. Fastställande av bokslut samt beviljande av ansvarsfrihet åt styrelsen behandlas på föreningens vårmöte.
8.2 Bokslutet bör lämnas in åt verksamhetsgranskaren för granskning minst två veckor före vårmötet. Verksamhetsgranskare och suppleant utses på föreningens höstmöte.
§9 Föreningsmöten och styrelsemöten
9.1 Föreningens höstmöte hålls inom perioden oktober-december och föreningens vårmöte hålls inom perioden mars-maj. Kallelse till vår- samt höstmöte bör ske senast två veckor före mötet via e-postmeddelande. Föredragningslistan bifogas till möteskallelsen.
9.2 Vid extra föreningsmöte bör kallelsen ske via e-postmeddelande fem vardagar före mötet. Kallelsen till extra föreningsmöte utfärdas av styrelsen på dess eget initiativ eller då minst fem föreningsmedlemmar så önskat. I kallelsen anges de ärende som ska behandlas vid mötet.
9.3 Styrelsen sammanträder på kallelse av ordförande eller då denne har förhinder, på kallelse av vice ordförande. Ett styrelsemöte kan även sammankallas på begäran av minst två styrelsemedlemmar.
9.4 Styrelsen kan hålla ett elektroniskt e-postmöte. Ordförande skickar då föredragningslistan till styrelsen i förväg. Ordförande har på föredragningslistan angett när mötet öppnas samt när mötet avslutas. Under detta tidsintervall har styrelsen möjlighet att kommentera ärenden som tas upp. Efter att mötet avslutats skapar ordförande en sammanfattning av mötet, därpå sekreteraren skriver ett utförligt protokoll.
9.5 När styrelsen så beslutar, kan medlemmarna delta på föreningens möte genom datakommunikation eller med hjälp av något annat tekniskt hjälpmedel. Det bör alltid finnas en fysisk mötesplats som bestäms av styrelsen.
9.6 Omröstning sker via öppen omröstning, förutom då minst en röstberättigad mötesdeltagare föreslår sluten omröstning. Omröstningen avgörs med enkel majoritet. Oklara situationer och val avgörs av mötesordförande.
§10 Övriga handlingsinstruktioner
10.1 Föreningen bör följa föreningens regler och instruktioner i sin verksamhet. Föreningen eller föreningens styrelse kan skapa övriga handlingsinstruktioner som komplement till dessa för att reglera sin egen verksamhet.
§11 Stadgar
11.1 Beslut om ändring av föreningens stadgar och om upplösning av föreningen bör fattas av två på varandra följande föreningsmöten med minst en månads mellanrum. Beslutet bör stödas av tre fjärdedelars majoritet av respektive möte. Vid en eventuell upplösning tillfaller föreningens tillgångar en aktiv miljöorganisation.
11.2 I övrigt följs de stadgar som ingår i föreningslagen och den allmänna praxisen inom föreningslivet.